Privacybeleid

1. Wie zijn wij?

TalentScan AI is een product van TalentScan AI B.V., gevestigd in Nederland. Wij bieden een AI-gedreven platform voor het screenen en analyseren van cv's ten behoeve van recruitmentprocessen.

KvK-nummer: 78135362
BTW-nummer: NL003290164B78

Voor vragen over dit privacybeleid kun je contact opnemen via: support@talentscan-ai.com

2. Welke gegevens verwerken wij?

Wij verwerken de volgende categorieën persoonsgegevens:

• Accountgegevens: naam, e-mailadres, bedrijfsnaam
• Cv-gegevens van kandidaten: naam, werkervaring, opleiding, vaardigheden en overige informatie uit geüploade cv's
• Gebruiksgegevens: loggegevens, sessie-informatie en platformactiviteit
• Betalingsgegevens: worden verwerkt via Paddle — wij slaan geen volledige betaalgegevens op
• Analytics- en cookiegegevens: anonieme gebruiksstatistieken ter verbetering van het platform

3. Waarvoor gebruiken wij uw gegevens?

• Het leveren en verbeteren van onze dienstverlening
• Het uitvoeren van AI-analyses op geüploade cv's
• Communicatie over uw account en abonnement
• Facturering en betalingsverwerking
• Klantenservice en technische ondersteuning

4. Grondslag voor verwerking

Wij verwerken persoonsgegevens op basis van:

• Uitvoering van een overeenkomst: om onze diensten te kunnen leveren
• Gerechtvaardigd belang: voor platformbeveiliging en verbetering van onze diensten
• Wettelijke verplichting: voor fiscale en administratieve verplichtingen

5. Bewaartermijnen

Wij bewaren uw gegevens niet langer dan noodzakelijk. Na opzegging van uw account worden uw gegevens 30 dagen bewaard zodat u ze kunt exporteren. Daarna worden alle persoonsgegevens permanent verwijderd. Boekhoudkundige gegevens bewaren wij 7 jaar conform de wettelijke verplichting.

6. Delen met derden

Wij delen uw gegevens uitsluitend met derden indien dit noodzakelijk is voor de dienstverlening:

• Paddle: betalingsverwerking (klant- en transactiegegevens)
• OpenAI / Google: AI-verwerking van cv-inhoud (geen persoonsgegevens worden permanent opgeslagen door deze partijen)
• Zoho: e-mailcommunicatie
• Supabase / Base44: hosting en opslag van applicatiegegevens

Sommige van deze verwerkers bevinden zich buiten de Europese Economische Ruimte (EER). Voor dergelijke doorgifte gebruiken wij de door de Europese Commissie vastgestelde Standard Contractual Clauses (SCC) of een gelijkwaardige overdrachtsregeling om een passend beschermingsniveau te waarborgen.

Wij verkopen uw gegevens nooit aan derden.

7. Uw rechten (AVG/GDPR)

U heeft de volgende rechten:

• Recht op inzage in uw persoonsgegevens
• Recht op rectificatie van onjuiste gegevens
• Recht op verwijdering ("recht om vergeten te worden")
• Recht op beperking van de verwerking
• Recht op dataportabiliteit
• Recht op bezwaar tegen verwerking

Om een verzoek in te dienen, stuur een e-mail naar support@talentscan-ai.com. Wij reageren binnen 30 dagen.

8. Cookies en analytics

Wij gebruiken functionele cookies die noodzakelijk zijn voor de werking van het platform, evenals analytische cookies om het gebruik te meten en de dienst te verbeteren. Voor niet-noodzakelijke cookies vragen wij uw toestemming vóór plaatsing. U kunt uw toestemming op elk moment intrekken via de cookie-instellingen onderaan de pagina.

9. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw gegevens te beveiligen tegen ongeautoriseerde toegang, verlies of misbruik. Alle gegevens worden versleuteld opgeslagen en verzonden via HTTPS.

10. Verwerkersovereenkomst (DPA) en DPIA

TalentScan AI treedt op als verwerker voor de cv-gegevens van kandidaten. Daarom hebben wij met al onze sub-verwerkers (AI- en cloudleveranciers zoals OpenAI, Google, Paddle en Supabase/Base44) een verwerkersovereenkomst (DPA) gesloten die voldoet aan art. 28 AVG. Op verzoek stellen wij u graag een kopie van onze verwerkersovereenkomst beschikbaar, zodat u uw eigen AVG-verplichtingen als verwerkingsverantwoordelijke kunt aantonen.

Daarnaast hebben wij voor de AI-gedreven cv-analyse een Data Protection Impact Assessment (DPIA) uitgevoerd conform art. 35 AVG, omdat geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens (cv-screening) een verhoogd risico met zich meebrengt. In de DPIA zijn de risico's voor kandidaten in kaart gebracht en hebben wij passende technische en organisatorische maatregelen genomen om deze risico's te mitigeren. Een samenvatting van de DPIA is op verzoek beschikbaar.

Voor beide documenten kunt u contact opnemen via support@talentscan-ai.com.

11. Klachten

Als u een klacht heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens, kunt u contact opnemen met ons via support@talentscan-ai.com. U heeft ook het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via autoriteitpersoonsgegevens.nl.

12. Wijzigingen

Wij kunnen dit privacybeleid van tijd tot tijd bijwerken. Bij wezenlijke wijzigingen informeren wij u via e-mail of een melding in het platform.